Privacy e Riservatezza

INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi degli artt. 12, 13 e, ove applicabile, 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”)

Ultimo aggiornamento: 1 settembre 2026

1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

MEETTABLE S.R.L.
con sede legale in Via Valleverde n. 49, 22070 Appiano Gentile (CO), Italia
P. IVA 04179590130
e-mail: privacy@meet-table.it

di seguito anche “MEETTABLE”, la “Società” o il “Titolare”.

MEETTABLE S.r.l. opera, tra l’altro, nell’ideazione, realizzazione e sviluppo di siti, piattaforme e applicazioni informatiche, anche mediante sistemi di intelligenza artificiale, nonché nell’organizzazione di eventi, attività formative e servizi digitali.

Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali o per l’esercizio dei diritti previsti dalla normativa applicabile, l’interessato può contattare il Titolare all’indirizzo privacy@meet-table.it.

Qualora venga nominato un Responsabile della Protezione dei Dati (“DPO” o “RPD”), i relativi recapiti saranno pubblicati nella presente informativa.

1. AMBITO DI APPLICAZIONE

La presente informativa descrive le modalità con cui MEETTABLE tratta i dati personali degli utenti che:

– visitano il sito internet della Società;

– utilizzano piattaforme, applicazioni o servizi digitali gestiti da MEETTABLE, incluso il progetto e la piattaforma X-SPARK;

– creano o gestiscono un account personale;

– partecipano a eventi, corsi, webinar, attività formative o iniziative organizzate o promosse attraverso la piattaforma;

– interagiscono con contenuti, partner, organizzatori, docenti o altri utenti;

– richiedono informazioni o assistenza;

– effettuano acquisti o sottoscrivono servizi a pagamento;

– si iscrivono a newsletter o comunicazioni informative e promozionali;

– utilizzano eventuali funzionalità basate su sistemi di intelligenza artificiale.

1. DATI PERSONALI TRATTATI

A seconda dei servizi utilizzati, MEETTABLE può trattare le seguenti categorie di dati personali.

Dati identificativi e anagrafici

Nome, cognome, username, eventuale data di nascita ove necessaria, organizzazione o società di appartenenza e ulteriori informazioni inserite volontariamente nel profilo.

Dati di contatto

Indirizzo e-mail, numero di telefono e altri recapiti eventualmente forniti dall’utente.

Dati relativi all’account

Credenziali di accesso, identificativi dell’account, preferenze, impostazioni, stato dell’abbonamento e informazioni relative all’utilizzo dell’account.

Le password sono gestite mediante sistemi tecnici idonei a garantirne la sicurezza e non sono conservate in forma direttamente leggibile dal Titolare.

Dati relativi all’utilizzo della piattaforma

Possono essere trattati dati relativi a:

– eventi visualizzati o ai quali l’utente si iscrive;

– corsi, webinar e contenuti fruiti;

– stato di avanzamento delle attività formative;

– partecipazione agli eventi;

– eventuali QR code o altri strumenti utilizzati per registrare accessi e partecipazioni;

– interazioni con funzionalità della piattaforma;

– preferenze manifestate dall’utente;

– punti, badge, riconoscimenti o altri elementi connessi alla partecipazione e all’utilizzo della piattaforma.

Dati relativi agli acquisti e agli abbonamenti

Informazioni relative agli acquisti effettuati, ai servizi sottoscritti, agli importi, alla data delle operazioni, alla fatturazione e allo stato dei pagamenti.

I dati completi relativi agli strumenti di pagamento possono essere trattati direttamente da fornitori specializzati di servizi di pagamento e, salvo ove strettamente necessario, non sono conservati da MEETTABLE.

Dati relativi a eventi e attività formative

Informazioni relative all’iscrizione, partecipazione, presenza, eventuali attestazioni, risultati delle attività formative e altre informazioni necessarie per la gestione dell’evento o del corso.

Dati forniti attraverso comunicazioni

Dati e informazioni contenuti nei messaggi inviati attraverso moduli di contatto, e-mail, sistemi di assistenza o altri canali messi a disposizione da MEETTABLE.

Dati tecnici e di navigazione

Indirizzo IP, data e ora di accesso, identificativi del dispositivo, browser, sistema operativo, log tecnici, pagine visitate, informazioni relative alla connessione e altri dati necessari al funzionamento e alla sicurezza dei servizi.

Cookie e altri strumenti di tracciamento

Il sito e la piattaforma possono utilizzare cookie e strumenti assimilabili secondo quanto specificato nella Cookie Policy e nel sistema di gestione delle preferenze dell’utente.

1. DATI PARTICOLARI

MEETTABLE non richiede normalmente agli utenti di fornire dati appartenenti alle categorie particolari previste dall’art. 9 GDPR, quali dati relativi alla salute, origine razziale o etnica, opinioni politiche, convinzioni religiose o filosofiche, appartenenza sindacale, dati genetici, biometrici, dati relativi alla vita sessuale o all’orientamento sessuale.

Gli utenti sono pertanto invitati a non inserire tali informazioni nei campi liberi, nelle comunicazioni o nei contenuti trasmessi attraverso la piattaforma, salvo che ciò sia strettamente necessario e vi sia un’idonea base giuridica per il relativo trattamento.

1. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASI GIURIDICHE

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità.

A. Registrazione e gestione dell’account

I dati sono trattati per consentire la creazione, autenticazione, gestione e manutenzione dell’account personale.

Base giuridica: esecuzione di un contratto o di misure precontrattuali adottate su richiesta dell’interessato, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

B. Erogazione dei servizi della piattaforma

I dati sono trattati per consentire all’utente di utilizzare le funzionalità di X-SPARK e degli altri servizi digitali MEETTABLE, accedere a contenuti, corsi, canali, eventi e funzionalità riservate.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

C. Gestione di eventi, webinar e attività formative

I dati sono trattati per consentire iscrizione, partecipazione, gestione degli accessi, eventuale registrazione delle presenze, fruizione dei contenuti e rilascio di attestazioni ove previsto.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR.

D. Gestione degli abbonamenti e dei pagamenti

I dati sono trattati per gestire sottoscrizioni, acquisti, rinnovi, pagamenti, fatturazione e adempimenti amministrativi e contabili.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b) e c), GDPR.

E. Assistenza e gestione delle richieste

I dati sono trattati per rispondere alle richieste dell’utente, fornire assistenza tecnica o commerciale e gestire eventuali segnalazioni.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. b), GDPR oppure, ove applicabile, legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

F. Sicurezza e prevenzione degli abusi

I dati tecnici e i log possono essere trattati per garantire la sicurezza delle infrastrutture e della piattaforma, prevenire accessi abusivi, frodi, violazioni, utilizzi illeciti e malfunzionamenti.

Base giuridica: legittimo interesse di MEETTABLE alla sicurezza dei propri sistemi e servizi, ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

G. Adempimento di obblighi di legge

I dati possono essere trattati per adempiere a obblighi civilistici, fiscali, contabili, amministrativi, regolamentari o derivanti da provvedimenti delle autorità competenti.

Base giuridica: art. 6, par. 1, lett. c), GDPR.

H. Tutela dei diritti di MEETTABLE

I dati possono essere conservati e utilizzati quando necessario per accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria o stragiudiziale.

Base giuridica: legittimo interesse del Titolare ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. f), GDPR.

I. Newsletter e comunicazioni informative o promozionali

Previo consenso dell’utente, MEETTABLE può utilizzare indirizzo e-mail e altri recapiti per inviare newsletter, informazioni relative a eventi, iniziative, corsi, servizi e altre comunicazioni commerciali.

Base giuridica: consenso ai sensi dell’art. 6, par. 1, lett. a), GDPR.

Il consenso è facoltativo e può essere revocato in qualsiasi momento.

J. Analisi e miglioramento della piattaforma

MEETTABLE può utilizzare informazioni aggregate o, ove possibile, anonimizzate per analizzare il funzionamento dei servizi, individuare criticità e migliorare l’esperienza dell’utente.

Qualora siano utilizzati strumenti di analisi che comportino il trattamento di dati personali o l’utilizzo di identificatori non strettamente necessari, questi saranno attivati soltanto sulla base della pertinente base giuridica e, ove richiesto, previo consenso.

K. Personalizzazione dell’esperienza

Qualora la piattaforma suggerisca contenuti, corsi, eventi o altre funzionalità sulla base delle attività e preferenze dell’utente, MEETTABLE potrà trattare tali informazioni per personalizzare il servizio.

Quando tale attività abbia natura di profilazione ai sensi del GDPR e richieda il consenso, essa sarà effettuata soltanto previa manifestazione di una scelta libera e specifica da parte dell’utente.

1. FUNZIONALITÀ BASATE SULL’INTELLIGENZA ARTIFICIALE

Alcuni servizi di MEETTABLE possono utilizzare sistemi di intelligenza artificiale per fornire funzionalità quali elaborazione, sintesi, classificazione, personalizzazione o generazione di contenuti.

Quando l’utente interagisce con tali funzionalità, le informazioni inserite possono essere trattate al fine di generare la risposta o fornire il servizio richiesto.

MEETTABLE applica il principio di minimizzazione dei dati e invita gli utenti a non inserire all’interno dei sistemi di intelligenza artificiale dati personali di terzi, informazioni riservate o categorie particolari di dati se non strettamente necessario.

Qualora vengano utilizzati fornitori esterni di servizi di intelligenza artificiale, il trattamento sarà disciplinato da accordi conformi alla normativa applicabile e tali soggetti saranno qualificati secondo il ruolo concretamente assunto nel trattamento.

1. PROCESSI DECISIONALI AUTOMATIZZATI

Salvo diversa specifica indicazione fornita all’utente, MEETTABLE non adotta decisioni basate unicamente sul trattamento automatizzato che producano effetti giuridici sull’interessato o incidano in modo analogamente significativo sulla sua persona ai sensi dell’art. 22 GDPR.

L’eventuale utilizzo di algoritmi per suggerire contenuti, eventi, percorsi formativi o altre attività non determina, di per sé, effetti giuridici o analogamente significativi sull’utente.

1. NATURA DEL CONFERIMENTO

Il conferimento dei dati necessari alla registrazione, alla gestione dell’account, all’acquisto dei servizi o all’iscrizione agli eventi è necessario per consentire l’esecuzione del servizio richiesto.

Il mancato conferimento dei dati obbligatori può comportare l’impossibilità di creare l’account o usufruire del relativo servizio.

Il conferimento dei dati per attività di marketing, profilazione o altre finalità basate sul consenso è invece facoltativo e il mancato consenso non impedisce l’utilizzo delle funzionalità essenziali della piattaforma.

1. SICUREZZA DEI DATI

MEETTABLE adotta misure tecniche e organizzative adeguate al rischio, nel rispetto dei principi di privacy by design e privacy by default di cui all’art. 25 GDPR e degli obblighi di sicurezza previsti dall’art. 32 GDPR.

Le misure adottate sono finalizzate, in particolare, a garantire, tenuto conto della natura, dell’ambito di applicazione, del contesto e delle finalità del trattamento, nonché dei rischi per i diritti e le libertà degli interessati, un livello di sicurezza adeguato, volto a preservare la riservatezza, l’integrità, la disponibilità e la resilienza dei sistemi e dei servizi di trattamento.

MEETTABLE adotta inoltre procedure organizzative volte alla prevenzione, rilevazione e gestione degli incidenti di sicurezza e delle eventuali violazioni dei dati personali (“personal data breach”), nel rispetto degli artt. 33 e 34 GDPR.

1. COPERTURA ASSICURATIVA CYBER

Nell’ambito delle misure adottate per la gestione complessiva dei rischi connessi alla propria attività digitale e informatica, MEETTABLE ha attivato una specifica copertura assicurativa cyber.

La copertura è finalizzata a supportare la Società nella gestione delle conseguenze economiche e operative derivanti da eventi di natura cyber e comprende, tra l’altro, servizi di assistenza per la gestione delle emergenze informatiche, nonché garanzie relative alla risposta agli incidenti cyber, all’interruzione dell’attività, al ripristino dei dati, ai danni a terzi e alle connesse spese di difesa.

La copertura assicurativa costituisce un ulteriore presidio nell’ambito del sistema di gestione del rischio adottato da MEETTABLE e non sostituisce le misure tecniche e organizzative predisposte dalla Società ai sensi degli artt. 25 e 32 GDPR.

1. DESTINATARI DEI DATI

I dati personali possono essere trattati da personale, collaboratori e soggetti autorizzati da MEETTABLE nei limiti delle rispettive mansioni.

I dati possono inoltre essere comunicati a soggetti terzi che forniscono servizi necessari all’attività della piattaforma, quali:

– fornitori di hosting, infrastrutture cloud e data center;

– fornitori di servizi informatici e manutenzione;

– gestori di sistemi di autenticazione;

– fornitori di servizi di posta elettronica e comunicazione;

– fornitori di sistemi di pagamento;

– fornitori di strumenti di analisi e sicurezza;

– fornitori di servizi di intelligenza artificiale, ove utilizzati;

– professionisti, consulenti, commercialisti e legali;

– partner e organizzatori di eventi, nei limiti necessari alla gestione dell’attività cui l’utente ha aderito;

– autorità pubbliche e altri soggetti cui i dati debbano essere comunicati per obbligo di legge.

I soggetti che trattano dati personali per conto di MEETTABLE sono nominati, ove necessario, Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR.

1. PARTNER E CANALI PRESENTI SULLA PIATTAFORMA

La piattaforma può ospitare canali, eventi, corsi o contenuti realizzati in collaborazione con partner, enti, aziende, docenti o altri soggetti.

Quando MEETTABLE tratta i dati esclusivamente per fornire il servizio tecnico della piattaforma, rimane applicabile la presente informativa.

Qualora i dati vengano comunicati a un partner affinché quest’ultimo li utilizzi per proprie finalità autonome, l’utente ne sarà preventivamente informato e, ove necessario, sarà richiesto uno specifico consenso.

1. TRASFERIMENTO DEI DATI AL DI FUORI DELLO SPAZIO ECONOMICO EUROPEO

MEETTABLE privilegia, ove possibile, infrastrutture e servizi che consentano il trattamento e la conservazione dei dati all’interno dell’Unione europea o dello Spazio Economico Europeo.

Qualora l’utilizzo di determinati fornitori comporti il trasferimento di dati verso Paesi terzi, il trasferimento avverrà esclusivamente nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, mediante decisioni di adeguatezza della Commissione europea, clausole contrattuali standard o altre garanzie adeguate previste dal GDPR.

L’interessato può richiedere al Titolare maggiori informazioni sulle garanzie adottate.

1. TEMPI DI CONSERVAZIONE

I dati personali sono conservati esclusivamente per il tempo necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti.

In particolare:

– dati dell’account: per tutta la durata dell’account e successivamente per il periodo necessario alla definizione di eventuali rapporti pendenti e alla tutela dei diritti del Titolare;

– dati relativi ad acquisti, pagamenti e fatturazione: per il periodo previsto dalla normativa civilistica, contabile e fiscale e, normalmente, per 10 anni;

– dati relativi a eventi e corsi: per il periodo necessario alla gestione dell’attività e all’eventuale documentazione della partecipazione;

– richieste di assistenza: per il tempo necessario alla loro gestione e successivamente per un periodo proporzionato alle possibili esigenze di tutela;

– dati trattati per finalità di marketing: fino alla revoca del consenso e comunque secondo periodi di conservazione proporzionati alla finalità perseguita;

– log di sicurezza: per il periodo strettamente necessario alle finalità di sicurezza e prevenzione degli abusi, salvo necessità di ulteriore conservazione connesse ad accertamenti o procedimenti;

– cookie e altri identificatori: secondo i periodi indicati nella Cookie Policy.

Alla scadenza dei relativi periodi, i dati saranno cancellati, anonimizzati o comunque resi non ulteriormente utilizzabili per le finalità originarie, salvo obblighi di legge.

1. COOKIE E ALTRI STRUMENTI DI TRACCIAMENTO

MEETTABLE può utilizzare cookie tecnici e altri strumenti necessari al funzionamento del sito e della piattaforma.

Eventuali cookie o strumenti di tracciamento non strettamente necessari, inclusi quelli eventualmente utilizzati per analisi, personalizzazione, profilazione o marketing, vengono installati o attivati soltanto previo consenso quando richiesto dalla normativa.

L’utente può modificare o revocare le proprie preferenze in qualsiasi momento attraverso il sistema di gestione dei consensi.

Per maggiori informazioni si rinvia alla Cookie Policy.

1. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’interessato può esercitare, nei casi previsti dagli artt. 15-22 GDPR:

– il diritto di accesso ai propri dati personali;

– il diritto di rettifica;

– il diritto alla cancellazione;

– il diritto alla limitazione del trattamento;

– il diritto alla portabilità dei dati;

– il diritto di opposizione;

– il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento;

– il diritto di non essere sottoposto, nei casi previsti dalla normativa, a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati.

La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento effettuato anteriormente alla revoca.

Le richieste possono essere inviate a:

privacy@meet-table.it

Il Titolare risponderà nei termini previsti dall’art. 12 GDPR.

1. RECLAMO AL GARANTE

L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa applicabile ha diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 GDPR, fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale.

1. DATI DEI MINORI

I servizi di MEETTABLE non sono destinati specificamente a minori di età, salvo eventuali iniziative espressamente dedicate a essi.

Qualora uno specifico servizio sia accessibile a minori, MEETTABLE adotterà le misure necessarie per garantire il rispetto della normativa applicabile, compresa, ove richiesta, l’acquisizione del consenso da parte di chi esercita la responsabilità genitoriale.

1. MODIFICHE ALL’INFORMATIVA

La presente informativa può essere aggiornata periodicamente in conseguenza di modifiche normative, evoluzioni delle funzionalità della piattaforma, introduzione di nuovi servizi o modifiche delle modalità di trattamento.